DIGED | STI
Com o objetivo de otimizar as rotinas administrativas e de tramitação de processos, além de garantir atendimento a demandas da Lei de Acesso à Informação e do Governo Digital, já está em pleno processo de implantação na Universidade Federal do Tocantins (UFT), o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). A Diretoria de Gestão Documental (Diged) e a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) já estão promovendo cursos de capacitação para uso da nova plataforma.
De acordo com o reitor da UFT, professor Luís Eduardo Bovolato, o SEI "é um avanço extremamente significativo para a UFT, do ponto de vista administrativo. É uma ferramenta que possibilita a eliminação de documentos em forma física (papel), migrando-os para o formato digital. Trará segurança, agilidade, padronização e confiabilidade na tramitação de processos não só internos, mas também na comunicação com outros órgãos federais que já utilizam largamente o sistema", destacou. Bovolato ressalta que o SEI também será importante para o trabalho remoto / home office - que já está em processo interno de regulamentação - porque vai facilitar muito para aqueles servidores que se enquadrarem nesta modalidade de trabalho e tiverem a possibilidade de usar a ferramenta. "O SEI trará ganhos em eficiência e modernização e também na vertente ambiental, com a eliminação do papel. Acredito que isso acompanha o esforço da gestão em se modernizar e gerará bons frutos para a instituição", complementou.
O superintendente de Tecnologia da Informação, professor Ary Henrique Morais de Oliveira, frisa que a ação conjunta Diged e STI conta com a parceria do Câmpus de Palmas e tem como padrinho o vice-reitor Marcelo Leineker. "Diged e STI reuniram-se com representantes da Universidade Federal de Uberlândia e do Instituto Federal do Tocantins para entender como seria o processo de implantação, que deverá ocorrer de maneira natural, a partir de uma data de 'virada de chave' - uma data específica a partir da qual não se produzirão mais processos físicos (em papel) na Universidade", contou. Segundo ele, o Sei! garante atendimento às leis de Acesso à Informação e a do Governo Digital, trazendo transparência para os processos na UFT. "O Sei! é um sistema eletrônico de informação que nos possibilitará o atendimento dessas leis"; todos os documentos que tramitarem na UFT estarão passíveis de acompanhamento, além de permitir a transformação digital de serviços que antes formas presenciais e físicas para as modalidades remota e digital.
Implantação iniciada em 2020
Tanto o reitor Bovolato quanto o superintendente Oliveira destacaram a relevância do trabalho e esforço para implantação do Sei!, iniciado pela professora Juliana Ricarte Ferraro, então titular da Diretoria de Gestao Documental (Diged), falecida em outubro de 2021. O processo de implantação foi iniciado em novembro de 2020, quando foi assinado o acordo técnico e a cessão do uso do SEI - gerenciado pelo Tribunal Regional Federal da 4° Região (TRF-4) e Ministério da Economia. Após um período de ajustes técnicos, a implantação efetiva foi iniciada.
A Escola Nacional de Administração Pública (Enap) tem cursos gratuitos para quem quer aprender a usar a plataforma. São cursos de 20 horas / aula, com certificação. Confira no site da Escola Virtual.
Entenda mais
O que é o SEI - O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. A solução é cedida gratuitamente para instituições públicas e permite transferir a gestão de documentos e de processos eletrônicos administrativos para um mesmo ambiente virtual.
Trata-se de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte analógico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.
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Vantagens do SEI
- Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado – Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
- Acesso Remoto: pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isso possibilita que os usuários trabalhem à distância;
- Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos, permitindo que tomem conhecimento dos documentos e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de processos;
- Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos com informações sensíveis, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
- Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Com isso, várias unidades podem ser demandadas, tomar providências e manifestar-se simultaneamente;
- Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;
- Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.
Benefícios do SEI
- Redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (impressoras, toner, papel, contratos de impressão);
- Redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;
- Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;
- Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidos de documentos e processos;
- Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;
- Auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas;
- Incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores e por administrados, e o seu controle interno e pela sociedade;
- Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos, em razão da criação de uma plataforma única que permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos e a melhoria baseada em experiências de sucesso;
- Aumento da possibilidade de definição, coleta e utilização direta e cruzada de dados e indicadores, em razão da criação de um conjunto de bases de dados de mesma natureza.
Fonte: Ministério da Economia
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